W warszawskiej firmie Vowos (www.vowos.com), specjalizującej się w oprogramowaniu dla firm z branży mediów, powstało kilka lat temu bardzo rozbudowane oprogramowanie do kompleksowego zarządzania produkcją filmową i telewizyjną. Obecnie jest ono stosowane w takich firmach jak Grupa ATM i TVN. Można też nabyć (lub wynająć) zmniejszone wersje systemu przeznaczone dla niewielkich i średnich firm produkcyjnych.
Gdzie i za ile?
Aby stworzyć takie oprogramowanie – należało pogodzić ze sobą żywioły tak sprzeczne jak woda i ogień. Produkcji w mediach towarzyszy często żywiołowość i spontaniczność, konieczność błyskawicznego reagowania na nagłe zmiany sytuacji i nowe wyzwania. Z kolei w zarządzaniu wielkim koncernem medialnym, a także małą firmą produkcyjną, ważna jest dbałość o efektywne wykorzystanie posiadanych zasobów, sprawne zarządzanie i kontrola kosztów. Tę wiedzę, wynikającą z wielu lat praktyki pracowników poszczególnych działów – od magazynu sprzętu po księgowość, transport i straż przemysłową – należało usystematyzować i włączyć do struktury programu. Ma on osiem modułów, które umożliwiają planowanie, nadzór i rozliczanie przedsięwzięć operacyjnych, produkcyjnych oraz administracje w organizacji medialnej. Jak działa? Planując produkcję można np. zarezerwować potrzebny sprzęt, środki transportu, zestawy montażowe czy wozy transmisyjne – i od razu zobaczyć na osi czasu, jaki sprzęt już jest zajęty na dany termin, lub np. zaplanowano jego przegląd czy serwis. Korzystając bazy danych firm współpracujących oraz cenników wynajmu – można zdecydować o wynajęciu potrzebnego sprzętu. To samo dotyczy harmonogramu zajęć specjalistów – realizatorów, techników, montażystów itp. Znając koszta wykorzystania wszelkich zasobów i środków które leżą w gestii przedsiębiorstwa, albo u dostawców zewnętrznych można zaplanować budżet. System sprawdza się również jako narzędzie ewidencji zrealizowanych projektów technologicznych – stąd jest ciekawą ofertą dla integratorów systemów.
Kontrola i bezpieczeństwo
Wszystkie moduły współgrają ze sobą, a wszyscy pracownicy mają dostęp do informacji, które są im potrzebne do pracy. Moduły ewidencyjne rejestrują nowe wyposażenie, sprzęt i materiały, zarówno od strony kosztów w budżecie firmy, jak też pokazując producentom dostępność wspomnianego sprzętu czy materiałów. Wykazywane są również np. terminy gwarancji, polis, subskrypcji i licencji na oprogramowanie. W razie potrzeby – można sięgnąć do modułu „Słowników”. Tam dostępne są wszystkie dane o strukturze organizacyjnej, podległości służbowej i zakresie odpowiedzialności pracowników, informacje o dostawcach i kontrahentach. Dzięki zaopatrzeniu sprzętu produkcyjnego w kody kreskowe – straż przemysłowa może sprawdzić czytnikiem zgodność sprzętu z przydziałem. Monitorowana jest zgodność z planowanymi terminami pobrania i zwrotu sprzętu. W druga stronę – recepcja dysponuje listą zaproszonych gości, wraz z nazwiskami osób do których się udają, pracowników, którzy ich tam zaprowadzą, a obok dostępne są numery telefonów. Te informacje uzupełnia czytnik dowodów osobistych, z funkcją bezzwłocznego usunięcia tych danych z systemu w momencie zwrócenia przepustki. W wypadku nadejścia przesyłki – adresat otrzymuje powiadomienie. Moduł floty samochodowej współpracuje też z systemami GPS zainstalowanymi w pojazdach, pozwalając śledzić ich aktualną lokalizację.
Ład w nieładzie
Każdy, kto miał do czynienia z produkcją materiałów audiowizualnych wie, że wielu rzeczy nie da się w żaden sposób przewidzieć. Dlatego ważne jest, aby mieć pod kontrolą jak najwięcej czynników, które można przewidzieć i zaplanować. Pozwoli to „uratować sytuację”, gdy trzeba będzie na bieżąco zmieniać i korygować plany. Gdy np. z powodu nagłego załamania pogody czy choroby aktora trzeba będzie przełożyć zdjęcia – zamiast dziesiątek telefonów do różnych działów firmy – wystarczy spojrzeć na oś czasu, by wiedzieć na kiedy można planować nowy termin, uwzględniając dostępność sprzętu transportu i personelu produkcyjnego. Kolejne kliknięcia – i nowa rezerwacja zapisana. Program Toybox jest zbudowany w oparciu o sprawdzone technologie Microsoft SQL Server oraz NET. Producent oferuje trzy wersje: Cloud obsługuje do 5 użytkowników i do 1tys. środków produkcji, Personal Server do 50 użytkowników i 200 tys. środków produkcji oraz Enterprise do 10000 użytkowników i 2 mln. środków produkcji. Ta właśnie wersja od kilku lat pracuje we wspomnianych na wstępie firmach. Gdy odwiedziłem biuro firmy Vowos przy ul. Ordynackiej w Warszawie – przyszła mi na myśl francuska nazwa komputera – „ordinateur”, czyli czyni porządek. Fakt, że niewielka polska firma potrafi pomóc w zaprowadzeniu porządku w branży, która wyrosła na „twórczym nieładzie” i którą cechuje… nieszablonowość, zasługuje na uznanie. Może poza Polską też ktoś doceni i nabędzie takie pudełko na (medialne) zabawki?
Andrzej M. Bogusz
tekst ukazał się w nr 4/2013 Film&TV Kamera
Zapraszamy również na stronę internetową www.vowos.com
